Cum era de asteptat, domeniul achizitiilor publice a luat amploare si astfel a devenit o preocupare atat a omului de rand cat si a celor mai importanti oameni din Stat. Nu este un domeniu usor de digerat si nici de inteles, insa cu putin ajutor de specialitate si o documentatie cat mai vasta, se pot preconiza succese laudabile.

Plecand de la principiul potrivit caruia cercetarea ofera siguranta, s-a instituit nevoia de a crea  siguranta si in domeniul vast al achizitiilor publice. Astfel, Oficialii Ministerului Fondurilor Europene au finalizat un proiect prin care au creat un ghid ce contine un set de riscuri si recomandari in domeniul achizitiilor publice.

Este adevarat ca idea de a fi foarte precaut reprezinta cel mai mare risc, insa atunci cand ne referim la un astfel de domeniu si dorim sa-i cunoastem tainele pentru un success garantat, nu ne putem lasa pacaliti doar de dorinta victoriei finale.

Ghidul creionat de Oficialii Ministerului vizeaza in principal autoritatile si beneficiarii fondurilor europene.

Fonduri europene…Tuturor ne-a trecut prin minte, macar o data, idea de a accesa fonduri europene, insa idea s-a spulberat la fel de repede precum a aparut. Inainte de a analiza avantajele trebuie sa fim constienti ca intotdeauna exista si un dezavantaj pe care trebuie sa-l luam in calcul. Este imperios necesar sa analizam toate riscurile pentru a ne  garanta reusita.

Acest ghid are tocmai acesta menire, de a insufla “actorilor” din domeniul achizitiilor publice   idea de siguranta.

La realizarea proiectului au mai participat si Ministerul Dezvoltarii Regionale si Administratiei Publice, Ministerul Mediului si Schimbarilor Climatice, Ministerul Economiei, Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale şi Persoanelor Varstnice şi Ministerul Transporturilor.

Ghidul prezinta un numar de 10 riscuri de care trebuie sa tinem cont inainte de a ne gandi la avantaje.

Ordinul de aprobare a ghidului este publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 481 din data de 1 august 2013 .

Potrivit documentului, riscurile care pot interveni in verificarea procedurilor de achizitii publice finantate din instrumente structurale sunt:

1.Reducerea nejustificata a termenelor ca urmare a publicarii unui anunt de intentie

Reducerea termenelor-limita de depunere a ofertelor este operabila numai in situatia in care in continutul anuntului de intentie sunt incluse toate criteriile de calificare si selectie, precum si criteriul de atribuire, regasite si la nivelul anuntului de participare. Factorii de evaluare vor fi detaliati in cuprinsul anuntului de intentie doar in masura in care acestia se cunosc la momentul transmiterii anuntului.

2. Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului

Accelerarea procedurilor de licitatie restransa/negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare poate fi realizata doar daca nu a fost generata de o actiune sau o inactiune a autoritatii contractante si daca exista o justificare a situatiei de urgenta.

3. Publicarea unor criterii de calificare si selectie discriminatorii, insuficient de detaliate sau incomplete

Criteriile de calificare si selectie avute in vedere trebuie sa fie obiective, nediscriminatorii si proportionale cu complexitatea si obiectul contractului si sa reflecte posibilitatea concreta a operatorului economic de a indeplini contractul.

Anuntul de participare si documentatia de atribuire trebuie sa contina aceleasi criterii de calificare si selectie.

4. Utilizarea criteriului de atribuire “oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic” cu includerea unor factori de evaluare nerelevanti si/sau necuantificabili

Factorii de evaluare trebuie sa reflecte avantaje reale si evidente pe care autoritatea contractanta le poate obtine. Factorii de evaluare si metodologia de aplicare a acestora trebuie sa permita o departajare adecvata a ofertelor si sa evite pe cat posibil aprecierile subiective ale comisiei de evaluare.

5. Excluderea automata a ofertantului cu pretul cel mai scazut pentru a compensa/a justifica eventualele probleme care pot aparea in derularea ulterioara a contractului, fapt care denota ca proiectul a fost conceput si pregatit insuficient sau prost

Autoritatea contractanta, inainte de a lua o decizie de respingere a unei oferte ce prezinta un pret neobisnuit de scazut in raport cu ceea ce urmeaza sa fie furnizat/prestat/executat, are obligatia de a solicita clarificari, precum si de a verifica raspunsurile care justifica respectivul pret.

6. Modificarea anuntului de participare prin clarificari, si nu prin publicarea unei erate

Modificarile aduse informatiilor cuprinse in anuntul de participare trebuie publicate pe baza de erata, si nu de clarificari, deoarece pentru asigurarea principiului transparentei este necesar ca modificarile intervenite sa fie aduse la cunostinta tuturor operatorilor economici.

Prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ofertelor trebuie, de asemenea, publicata prin erata in SEAP, intrucat este vorba de modificarea unei informatii obligatorii a anuntului initial.

Se atrage atentia asupra publicarii in mod eronat a unei clarificari in loc de erata, motivat de faptul ca modificarea criteriilor de calificare a vizat relaxarea cerintelor impuse initial, precum si asupra modificarii unor informatii din anuntul de participare care au impact asupra modului de elaborare a ofertelor, fara publicarea unei erate care sa vizeze prelungirea termenului de depunere a ofertelor, astfel incat sa existe un timp suficient inclusiv pentru adaptarea ofertelor la noile conditii.

7. Respingerea solicitarii de modificare a datei-limita de depunere a ofertelor, la cererea ofertantilor

Printre greselile frecvente ce trebuie evitate se mentioneaza stabilirea termenului minim prevazut de legislatia in domeniul achizitiilor publice pentru elaborarea ofertelor, spre exemplu de 24 de zile, din care o perioada semnificativa este acoperita de sarbatori legale si, desi au existat solicitari din partea operatorilor economici de decalare a datei-limita de depunere a ofertelor si a celei de deschidere, autoritatea contractanta nu le-a dat curs.

8. Solicitarea de clarificari in timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor in mod discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal)

Pentru a asigura respectarea principiului tratamentului egal intre candidatii/ofertantii participanti la procedura de atribuire, clarificarile solicitate cu privire la acelasi aspect trebuie sa fie formulate de aceeasi maniera si sa fie solicitate tuturor candidatilor/ofertantilor ale caror oferte necesita respectivele clarificari.

Totodata, perioadele de timp necesare elaborarii raspunsului de catre candidati/ofertanti, cu privire la acelasi aspect necesar a fi clarificat, trebuie sa fie aceleasi.

9. Lipsa informatiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicarilor privind rezultatul procedurii de atribuire, situatie care duce la depunerea de contestatii

Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire trebuie sa cuprinda informatiile prevazute de art. 207 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006.

10. Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea modificarilor contractuale

De asemenea, pe langa deficientele care pot sa apara in verificarea procedurilor de achizitii publice, pot exista neclaritati si in ceea ce priveste modificarea substantiala a contractului de achizitie publica. Documentul recent intrat in vigoare aduce lamuriri si in acest sens.

Mai exact, potrivit actului normativ, modificarea substantiala a dispozitiilor unui contract de achizitie publica, in cursul perioadei sale de valabilitate, este definita ca fiind o noua atribuire si necesita derularea unei noi proceduri de achizitie publica, in conformitate cu legislatia in domeniul achizitiilor publice.

In plus, pentru ca o modificare sa fie considerata substantiala, trebuie sa indeplineasca una din conditii prevazute in actul acelasi act normativ.

Concluzinonand, pentru a reusi in domeniul achizitiilor publice nu va asumati riscuri pe care le puteti preconiza si identifica in faza de verificare a procedurilor de achzitie!