De cele mai multe ori, societatile straine au interesul de a-si stabili reprezentante pe teritoriul tarii noastre pentru prospectarea pietei locale, atat in scopul promovarii si introducerii de produse pe aceasta piata, cat si in scopul urmaririi contractelor incheiate cu partenerii comerciali din Romania.

Ce activitati poate desfasura reprezentanta unei societati straine in Romania?

Avand in vedere statutul sau de totala dependenta si subordonare fata de societatea straina care „i-a dat viata”, reprezentanta nu poate desfasura pe teritoriul Romaniei activitati in nume propriu (adica, nu poate produce marfuri, nu poate presta servicii si nu poate executa lucrari), ci poate avea aici doar activitati-suport pentru societatea-mama, cum sunt activitatile de reclama (marketing, promovare si publicitate) ori furnizarea catre societatea-mama de informatii pentru cercetari stiintifice sau pentru activitati similare care au un caracter preparator sau auxiliar pentru societatea straina.

De multe ori, reprezentanta are rolul unui intermediar intre societatea-mama din strainatate si partenerii de afaceri din Romania ai acesteia, actionand ca un mandatar al societatii-mama (adica, in numele si pe seama acesteia) sau ca un comisionar (in nume propriu, dar pe seama societatii-mama).

Etapele si documentatia necesara infiintarii unei reprezentante in Romania.
Pentru a-si infiinta o reprezentanta in Romania, societatea straina trebuie sa parcurga in fata Ministerului Economiei o procedura de autorizare a reprezentantei.

Pe scurt, etapele autorizarii reprezentantei sunt urmatoarele:

(I) Inregistrarea cererii de autorizare

Cererea de autorizare a reprezentantei se depune la Directia Politici Comerciale din cadrul Ministerului Economiei si trebuie sa contina urmatoarele elemente:
(i) sediul social al societatii-mama;
(ii) (ii) obiectul de activitate al reprezentantei in concordanta cu obiectul societatii-mama
si cu prevederile legale referitoare la activitatile permise unei reprezentante;
(iii) durata de functionare a reprezentantei;
(iv) numarul si functiile persoanelor propuse pentru a fi angajate in cadrul reprezentantei.

Daca persoanele care vor fi angajate in cadrul reprezentantei sunt cetateni straini, in cererea de autorizare se vor mentiona si: numele, prenumele si domiciliul lor in strainatate, functia pe care o detin la societatea straina si functia in cadrul reprezentantei.

Persoanele de cetatenie romana care sunt angajate in cadrul reprezentantei nu au voie sa detina o alta functie intr-o unitate de stat cu sediul in Romania pe perioada contractului lor cu reprezentanta.

La depunere, cererea de autorizare a reprezentantei trebuie insotita de urmatoarele documente:
• atestat emis de Registrul Comertului (Camera de Comert) din tara in care isi are sediul societatea-mama care sa confirme existenta legala, obiectul de activitate si capitalul social al acesteia (original si traducerea legalizata in limba romana);
• certificat de bonitate eliberat de o banca prin care societatea-mama isi desfasoara principalele operatiuni financiare (original si traducerea legalizata in limba romana);
• statutul (sau alte documente relevante) privind forma de organizare si modul de functionare al societatii-mama (copie si traducerea legalizata in limba romana);
• imputernicirea data de societatea-mama sefului reprezentantei sa actioneze in mod valabil pentru operatiunile reprezentantei – autentificata de notar sau certificata de jurist (original si traducere legalizata in limba romana);
• dovada sediului reprezentantei pe teritoriul Romaniei – contract de inchiriere, contract de comodat, titlu de proprietate etc. (copie);
• dovada achitarii taxei de functionare de 1.200 dolari/an (300 dolari/trimestru) platibila in lei la cursul BNR din ziua platii [certificat eliberat de Agentia Nationala Fiscala, Directia Generala a Finantelor Publice – Serviciul Reprezentante Straine si Ambasade (sau, in provincie, Administratia Financiara Judeteana)].

(II) Obtinerea autorizatiei de functionare a reprezentantei

Odata depusa documentatia de autorizare a reprezentantei, societatea straina trebuie sa astepte emiterea autorizatiei de functionare de catre Ministerul Economiei. In masura in care documentatia de autorizare este completa si conforma cu prevederile legale aplicabile, Ministerul va elibera entitatii straine autorizatia de functionare a reprezentantei acesteia in Romania, in termen de 30 de zile.

Autorizatia pentru functionare cuprinde: obiectul de activitate al reprezentantei; conditiile de exercitare a activitatii; durata de functionare a reprezentantei; sediul reprezentantei.

(III) Inregistrarea reprezentantei la Camera de Comert si Industrie a Romaniei

Odata autorizata, reprezentanta trebuie inregistrata si la Camera de Comert si Industrie a Romaniei intr-un interval de cel mult 15 zile de la eliberarea autorizatiei.
Aceasta inregistrare se va face pe baza prezentarii originalului autorizatiei de functionare a reprezentantei si a unei copii de pe aceasta. Originalul autorizatiei va fi vizat de Camera de Comert si Industrie si se va inapoia reprezentantei, iar copia autorizatiei va ramane la Camera de Comert si Industrie.

(IV) Inregistrarea reprezentantei la autoritatile fiscale si obtinerea codului fiscal

Reprezentanta trebuie sa se inregistreze tot in termen de 15 zile si la administratia financiara in raza careia isi are sediul cu scopul obtinerii codului fiscal de platitor de taxe si impozite. Documentatia de inregistrare a reprezentantei la autoritatile fiscale consta in:
(i) autorizatia de functionare, vizata si de Biroul Reprezentante din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice si Controlului Financiar (original si 2 copii);
(ii) doua (2) formulare IMP privind plata impozitului (unul completat cu datele reprezentantei din Romania a societatii straine, iar celalalt completat cu datele societatii din strainatate Reprezentanta poate plati urmatoarele categorii de taxe/impozite: impozit pentru veniturile obtinute, impozit pe cladiri, taxa pe mijloacele de transport care ii apartin, TVA nerambursabil pentru aprovizionari de bunuri si servicii.
Orice societate straina care are o reprezentanta autorizata sa functioneze in Romania are obligatia de a plati un impozit anual reprezentand echivalentul in lei al sumei de 4.000 Euro, la cursul de schimb al pietei valutare comunicat de BNR din ziua precedenta celei in care se efectueaza plata.

Cabinet de avocat Coltuc
www.coltuc.ro
av.COLTUC MARIUS
0745150894